Mijn collega is een kei. Ze is een fantastische organisator, omdat ze goed overzicht houdt en heel nauwkeurig is. Zij is daarom ook degene die de roosters maakt voor ons team. Dat is best een uitdaging, want we zijn allemaal parttimers, hebben allemaal kleine kinderen die weleens ziek worden, zijn niet erg flexibel bij het overnemen van diensten en willen altijd in dezelfde periodes vrij vanwege de schoolvakanties. Elke week moet ze wel weer wat aanpassen in de indeling. Elke maand stuurde ze ons bijtijds het schema op voor de komende maand en vervolgens is er nog veel contact via de groepsapp om veranderingen door te geven en op te vangen. Hoe goed ze ook haar best deed, ze was er steeds veel uren aan kwijt. Adriane kaartte dit onderwerp aan tijdens een werkoverleg. Er moest iets veranderen.

Discussie

We begrepen allemaal haar punt, maar wisten niet hoe het op te lossen. Dat bleek uit de discussie die op gang kwam, waarbij de een vond dat ze wel erg vaak voor de ander moest invallen, terwijl ze zelf nauwelijks diensten overneemt, waarbij de volgende weer iemand anders erop attendeerde dat hij wel erg slecht communiceerde en daardoor steeds het hele schema door elkaar haalde. Adriane stopte de discussie en zei dat ze er al bang voor was geweest dat het daarop uit zou draaien. Het was juist de bedoeling dat we iets zouden kunnen verzinnen waardoor er geen discussie meer nodig zou zijn en er voor iedereen helderheid zou ontstaan. Schuldbewust keken we elkaar allemaal aan.

Software

Onze nieuwste collega kwam gelukkig met de oplossing. Ze vertelde dat er bij haar vorige werkgever gebruik werd gemaakt van een softwareprogramma voor personeelsplanning. Via een app heeft iedereen dan het actuele overzicht van het rooster. Als je een dienst wil ruilen, kan je dat aangeven en ook van elkaar overnemen via de app. Gewerkte uren worden eenvoudig geregistreerd, zodat je daar geen extra administratie meer van hebt. Ook kan je makkelijk aangeven wanneer je beschikbaar bent en verlof aanvragen. Adriane’s gezicht klaarde helemaal op bij dit goede nieuws. Ze zou toestemming vragen aan onze leidinggevende om die software aan te mogen schaffen. Gelukkig gaf die haar groen licht. Inmiddels werken we er al een paar weken mee en het is voor iedereen een enorm verschil. Alles verloopt veel soepeler. Maar voor wie het het grootste verschil maakt, is natuurlijk ons organisatietalent Adriane. Zij heeft nu veel meer tijd over voor andere belangrijke regelklussen. Het is dus erg goed dat ze het had aangekaart!

Author

Write A Comment