Als er een ding is dat we hebben geleerd van de pandemie, is het de voordelen van het videobellen. Natuurlijk zullen fysieke vergaderingen weer terugkeren als dat weer is toegestaan. Wanneer je elkaar voor het eerst ontmoet, bij presentaties voor prijsvragen of andere belangrijke aangelegenheden is het immers altijd fijn om van te voren elkaar persoonlijk de hand te kunnen schudden.
Online vs offline
Maar in veel gevallen werken online vergaderingen net zo goed. Bijvoorbeeld bij projecten die langer lopen, en waar wekelijks een check up noodzakelijk is. Bij dergelijke vergaderingen werkt een online omgeving vaak efficiënter. Je kunt immers stipt op de minuut inloggen, hebt geen reistijd meer en kunt eenvoudig documenten over het scherm delen.
Nu vergaderen we allemaal nog vanuit ons kantoor thuis. Meer dan ooit snakken we naar het contact met onze collega’s. Gelukkig ziet het er naar uit dat dankzij een succesvolle vaccinatie campagne we na de zomer weer terug naar kantoor kunnen, zij het full-time of part-time. Zitten we dan allemaal te zoomen achter ons bureau? Moeten we een outdoor led scherm huren om bezoekers te informeren over looproutes en handen wassen? En wat betekenen alle ontwikkelingen in de online omgeving voor onze werkomgeving?
De audiovisuele ruimte
De ontwikkelingen in het online videobellen vragen naar nieuw soort ruimtes op kantoor. Sommige moderne kantoren beschikten al over een ruimte speciaal bedoelt voor video conferenties: de zogenaamde audiovisuele ruimte. Het belang van een dergelijke audiovisuele ruimte is sinds de pandemie toegenomen, en zal vaker worden gebruikt.
Een audiovisuele ruimte inrichten
Een goede audiovisuele ruimte maakt het mogelijk videoconferenties te voeren samen met je team. Wie tijdens de pandemie heeft geprobeerd in dezelfde ruimte op verschillende schermen deel te nemen aan dezelfde meeting, zal al snel zijn microfoon hebben uitgezet vanwege een nare echo. Voor een goede audiovisuele ruimte een indoor led scherm huren of vast monteren maakt het makkelijk met je hele team naar hetzelfde beeld te kijken. Investeer ook in een goede camera en microfoon voor de spreker.
Terugkeer van de cubicles
Lange tijd waren afgesloten kantoorruimte een zonde in een modern kantoor. Maar de open kantoortuin kan leiden tot veel geluidoverlast en een slechte focus. Met name verschillende collega’s tegelijkertijd videobellen kan dit erg hinderlijk zijn. Daarom zullen kantoren ook moeten voorzien in enkele afgesloten ruimten, waar je individueel ongehinderd een belletje kan plegen of kan deelnemen aan een zoom meeting. Indien deze ruimten niet worden bestempeld als vaste werkplaatsen, hoeven ze niet aan de normen van normale werkplaatsen te voldoen. Er zijn daardoor ingenieuze designer belhokjes op de markt gekomen om dit probleem in open kantoortuinen te verhelpen.
Een ding is zeker, zelfs in deze onzekere tijd: videocalling is here to stay. Wil je zo snel mogelijk je collega's weer op kantoor kunnen ontvangen? Pas dan het kantoor aan op deze nieuwe behoefte.
